Der erste Eindruck ist die Lobby. Der letzte ist Ihr Terminal.
Zwischen Buchungsbestätigung und Abreise liegt mehr Zahlungsverkehr, als die meisten Terminals sauber abbilden: Kautionen, die geblockt statt abgebucht gehören. Virtuelle Karten der Portale. Internationale Gäste, denen das Display die falsche Währung anbietet. Und die Abreisewelle, in der aus Sekunden am Terminal Schlangen in der Lobby werden. Wir vergleichen kostenlos und unabhängig, welche Terminals und Kassensysteme für den Hotelalltag gebaut sind.
Was in Ihrem Betrieb den Unterschied macht
Kaution: blocken, nicht abbuchen
Eine Kaution gehört reserviert, nicht eingezogen. Kann Ihr Terminal keine echte Vorautorisierung, bleibt nur Belasten und Erstatten — zweimal Gebühren und ein irritierter Gast, auf dessen Kontoauszug das wie eine Doppelbuchung aussieht. Sauber gelöst wird der Betrag beim Check-in geblockt und bei Abreise ganz, teilweise oder gar nicht eingezogen, Minibar und Nachbelastung inklusive. Fragen Sie deshalb nicht, ob das Terminal Vorautorisierung kann — sondern ob es sie auch erhöhen und in Teilen einlösen kann.
Virtuelle Karten der Buchungsportale
Portale zahlen oft nicht mit der Karte des Gastes, sondern mit einer virtuellen Kreditkarte: einmalige Nummer, fester Betrag, festes Aktivierungsdatum. Ihr Terminal braucht dafür die Eingabe ohne physische Karte (MOTO) — und Ihr Vertrag Konditionen, die diese Firmenkarten nicht zum stillen Kostentreiber machen. Wer vor dem Aktivierungsdatum belastet, kassiert eine Ablehnung; wer den Umsatz über die falsche Vertragsart abwickelt, zahlt drauf. Klären Sie beides, bevor die nächste Portalbuchung an der Rezeption liegt.
DCC — die Provision, die Bewertungen kostet
Zückt ein Gast aus London oder Zürich die Karte, bietet das Terminal die Abrechnung in Pfund oder Franken an: Dynamic Currency Conversion. Das bringt Provision — aber der Kurs geht selten zugunsten des Gastes aus, und Vielreisende wissen das. Der Ärger landet dann nicht an der Rezeption, sondern in der Online-Bewertung, und die ist in der Hotellerie bares Geld. Entscheiden Sie bewusst: DCC abschalten oder so einstellen, dass der Gast wirklich wählt — und prüfen Sie vorher, ob Ihr Anbieter Ihnen diese Entscheidung überhaupt lässt.
PMS-Anbindung: Der Betrag springt, niemand tippt
Wenn morgens zwanzig Zimmer gleichzeitig auschecken, hat die Rezeption pro Gast wenige Minuten. Mit PMS-Anbindung springt der Rechnungsbetrag direkt ans Terminal, und die Zahlung bucht automatisch auf das richtige Zimmerkonto zurück. Ohne Anbindung heißt jeder Check-out: Betrag ablesen, eintippen, Zahlung zuordnen — drei Fehlerquellen genau in dem Moment, in dem keine Zeit dafür ist. Und der Tagesabschluss am Abend klärt die Differenzen, die die Abreisewelle am Morgen hinterlassen hat.
Die Kassensicherungsverordnung fragt nicht, ob ein Tresen zur Rezeption, zur Hotelbar oder zum Frühstücksraum gehört: Jedes elektronische Kassensystem im Haus braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Wer Terminals vergleicht, sollte die Kassenfrage deshalb gleich mitentscheiden.
Senden Sie uns eine aktuelle Monatsabrechnung Ihres Terminalanbieters — wir lesen sie für Sie: Effektivkosten, Gebühren für Portalkarten, DCC-Einstellungen. Danach wissen Sie, ob Ihr Setup zum Haus passt oder nur zum Anbieter. Kostenlos, unabhängig, unverbindlich.
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